Comment bien gérer la communication autour du départ d'un salarié ?

Un licenciement bien géré repose sur la clarté et l’objectivité. Il doit apparaître que la décision découle de critères précis, comme un écart de performance ou un désalignement avec la culture de l’entreprise, et non d’une décision personnelle d’un manager ou d’un RH. Le processus doit donc s’appuyer sur des éléments mesurables et transparents, éloignés de tout jugement personnel.

1. Définir un cadre d’attentes claires et transparentes

Pour poser les bases d’un licenciement serein, il est essentiel de créer un cadre bien en amont, dès l'embauche. Ainsi, dès l’intégration, il est primordial de clarifier les attentes vis-à-vis de chaque collaborateur, en abordant les règles de performance et de vie commune :

• Règles de performance : la fixation d’objectifs clairs et mesurables à l’aide d’indicateurs comme les OKR (Objectives and Key Results) ou les KPI (Key Performance Indicators). Ces critères de réussite, bien définis, permettent de fournir des points de repère précis pour chaque employé.

• Règles de vie commune : les valeurs, la vision, la mission et les pratiques de l’entreprise doivent être clairement exprimées. Des politiques formalisées, notamment en matière de télétravail, de gestion des congés et des méthodes de travail, garantissent que chaque collaborateur comprend l’environnement de travail et les comportements attendus.

2. Fournir un feedback régulier et constructif

Pour éviter toute surprise lors d’un licenciement, il est essentiel que chaque salarié sache, à tout moment, où il se situe par rapport aux attentes fixées. En tant que responsable de secteur, il est important de fournir des retours constants aux collaborateurs, en soulignant les écarts entre leurs réalisations et les objectifs préalablement définis.

Le feedback doit être constructif et équilibré : il convient d'inclure des retours positifs pour encourager l’adhésion aux axes d’amélioration, permettant ainsi au salarié de progresser sans se sentir attaqué. Une communication régulière et bienveillante renforce la relation de confiance et aide le collaborateur à comprendre sa place et ses marges de progrès dans l’entreprise.

Une fois les bases bien établies, si un salarié s’écarte de l’accord initial, le processus de licenciement doit se dérouler en plusieurs étapes, qui se doivent d’être claires et structurées :

• Etape 1 : première mise au point
  Lors du premier signe de déviation par rapport aux attentes, il convient d'alerter le collaborateur en fixant une échéance précise pour rectifier le tir, par exemple un mois. La situation doit être expliquée sans ambiguïté, en indiquant que si aucune amélioration n’est constatée, la collaboration pourrait prendre fin. Cependant, il ne s’agit pas de le laisser seul dans cette démarche : il est important de lui proposer un plan d’action concret et spécifique pour l’aider à retrouver les standards attendus.

• Etape 2 : deuxième mise au point
  Si la première mise au point reste sans effet, il est souvent pertinent de donner une seconde chance. Une nouvelle période de temps, comme un mois supplémentaire (voire plus), peut être accordée, et un plan d’action ajusté doit être élaboré entre les parties pour permettre une progression visible.

L’assistance, par un représentant du personnel ou une personne de son choix, lors de l’entretien préalable est un droit inscrit dans la convocation, y compris dans le cadre d’une rupture conventionnelle. Pourtant, de nombreux salariés hésitent à faire appel à ce droit, par peur de créer des tensions ou de compliquer le processus. En tant qu’employeur, il est donc judicieux de prendre les devants en incitant les salariés à se faire accompagner. Cette attitude proactive témoigne de bienveillance et envoie un message fort de soutien et de transparence.

Inviter un collaborateur à recourir à une assistance, qu’elle soit d’ordre technique ou simplement moral, contribue à équilibrer la relation et à rendre l’entretien plus serein. Faites-lui savoir qu’il est normal et légitime de penser avant tout à son bien-être et de se faire aider s’il en ressent le besoin. Exprimez-lui que le recours à une assistance, même si elle n’est que "psychologique", peut lui apporter un soutien précieux dans un moment délicat. Cette simple initiative peut alléger la charge émotionnelle du salarié et l’aider à mieux aborder l’entretien, en lui donnant un sentiment de sécurité et de considération.

Lors d’une procédure de licenciement, les émotions sont omniprésentes, tant pour le salarié que pour la personne chargée de l’annonce. Même les professionnels les plus expérimentés sont confrontés à une palette d’émotions : gêne, agacement, frustration, tristesse… Ils doivent gérer ces sentiments internes sans vraiment pouvoir les exprimer. Cette retenue peut rendre l’entretien difficile, car elle demande une forte maîtrise de soi. Suivre une formation sur la gestion des émotions peut alors s’avérer bénéfique pour apprendre à appréhender ces moments de manière plus sereine et mieux gérer le stress inhérent à cette situation.

Accepter et accueillir les émotions de l’autre est un autre défi. Face à la détresse ou à la colère d’un collaborateur, on peut être tenté de se retrancher derrière une posture froide ou distante, d’adopter une position d’autorité rigide, ou de cadrer l’entretien de manière trop expéditive. Pourtant, celui qui mène la procédure doit éviter cette  "fuite" émotionnelle et, au contraire, accepter d’amortir ce choc émotionnel. Quand il s’agit de faire une annonce difficile, comme la remise en main propre d’une convocation à un entretien préalable ou la proposition d’une rupture conventionnelle, il est important de rester disponible, d’écouter, et de ne rien prendre pour soi. En conservant un lien ouvert et en laissant place au dialogue, on montre au salarié que son ressenti est entendu, ce qui peut considérablement apaiser la situation.

La manière dont est conduit l’entretien influence souvent la décision du salarié de contester ou non la procédure. Colère, frustration, et désir de vengeance sont parmi les plus grandes motivations qui poussent un collaborateur à engager une procédure contentieuse. Limiter ces émotions par une approche empathique et respectueuse permet donc de réduire significativement les risques de litiges.

Un licenciement est toujours difficile à vivre, pour le collaborateur comme pour la personne qui le mène, mais le collaborateur vit une épreuve bien plus intense. Cette bienveillance permettra d’instaurer un climat de respect et de compréhension, même en cas de différends ou de passif. Il est essentiel de ne pas porter de jugement sur la personne : en se focalisant exclusivement sur les faits, il est possible d’éviter de provoquer une réaction défensive. Il convient d’opter pour une approche constructive qui consiste à poser les éléments de la situation "sur la table", en donnant des explications claires et en laissant l’autre s’exprimer. Il n’est pas nécessaire de convaincre ou d’avoir le dernier mot. L’important est de rester juste et d’échanger en toute transparence, en respectant les droits de la défense.

Lorsque cela est possible, offrir au salarié licencié un certain contrôle sur la manière dont son départ est communiqué peut s'avérer extrêmement bénéfique. Lui accorder une voix dans ce processus témoigne de respect et d’empathie, et cela peut significativement atténuer ses sentiments négatifs. En effet, un licenciement peut susciter un profond sentiment de honte chez de nombreux travailleurs : 75% d’entre eux en ressentent de la gêne, et une personne sur trois admet avoir déjà caché la situation à sa famille. Ces données proviennent d’une enquête menée par Zety, un site de conseils en recherche d’emploi, auprès de 1 000 employés interrogés sur leur ressenti. Permettre au salarié d’avoir une certaine maîtrise sur la façon dont l’information sera partagée peut alléger cette pression et améliorer l’image du licenciement, tant pour lui que pour ses collègues.

Concrètement, il est possible de commencer par demander au salarié comment il souhaite que son départ soit évoqué. Cette approche permet de lui apporter un sentiment de respect dans ce processus difficile. Proposer d’organiser un pot de départ permet de marquer la fin de la collaboration de manière positive et reconnaître ses contributions. Un tel geste, lorsque le licenciement se fait dans de bonnes conditions, peut contribuer à alléger le moral du salarié concerné mais aussi préserver l’harmonie au sein des équipes restantes, en offrant une image plus sereine de la situation.

La communication ne doit pas s’arrêter à la personne licenciée : il convient de prêter attention aux réactions des équipes restantes. Après l’annonce du départ, un suivi individuel peut être réalisé afin de comprendre et accompagner les émotions de chacun. 

Lorsqu’un licenciement est mal communiqué, il provoque un impact émotionnel sur l’ensemble de l’équipe. Les collègues du salarié licencié peuvent ressentir un sentiment d’injustice, de trahison, ou même de colère, surtout lorsque la décision n’est pas bien comprise. Cette frustration affecte la cohésion de l’équipe, la motivation et, in fine, la productivité.

Par ailleurs, une mauvaise communication peut générer un climat de stress où chacun craint d’être le prochain à partir. D'après le sondage réalisé par Zety, près de 6 salariés sur 10 (58%) redoutent le licenciement. Fait étonnant : 65% des personnes interrogées affirment craindre davantage de perdre leur emploi que de tomber malade, et 54% considèrent même le licenciement comme plus effrayant que la mort, ce qui souligne l’impact du manque de clarté sur les raisons d’un départ et la peur qu’il engendre. Quant aux raisons de cette peur, 64% estiment que la perte de leur travail leur donnerait un sentiment d’inutilité, 62% redoutent l’isolement social, et 60 % craignent d’être perçus comme "stupides".

En somme, bien gérer un licenciement requiert à la fois une maîtrise des procédures, une attention aux émotions de chacun, et une communication bienveillante. En formant les responsables de départs aux compétences relationnelles, les entreprises peuvent atténuer les conflits potentiels, protéger leur climat social et préserver leur image de marque.

Autre source : Welcome to the jungle.

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