Assistante polyvalente - Puteaux

Description

Poste directement rattaché au dirigeant de la société. Son objectif est la gestion des équipes ainsi que des clients tout en assurant la gestion administrative de la société.

1- Secrétariat :
- Gestion du secrétariat classique (réception des appels, courriers, traitement des emails…)
- Assistanat du dirigeant
- Relation clients et transmissions des informations
- Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers.
- Organiser les événements en interne ou en externe.
- Préparation des devis
- Assurer l’intendance de la société.

2- Suivi des interventions
- Créer, suivre et mettre à jour des données clients et salariés.
- Gérer, organiser et mettre à jour le planning des interventions.
- Planifier et encadrer les équipes lors de l’attribution d’un client.
- Editer et analyser un rapport hebdomadaire de la charge des intervenants
- Remonter les problèmes rencontrés et essayer d’apporter la solution adéquate.
- Répondre aux attentes et besoins des clients.
- Réaliser les interventions pour un nouveau client et suivant disponibilité.
- Gestion des commandes et des livraisons

3- Gestion sociale et clients
- Préparer les éléments paie.
- Suivre les congés des salariés.
- Saisir les règlements clients et relancer les impayés.
- Suivre les aptitudes des salariés au travail.
- Rédiger les contrats clients ainsi que ceux des salariés.
- Facturation des clients et traitement des litiges.

4 Recrutement, formation et qualité :
- Participer aux phases de recrutement.
- Mettre en pratique les process de nettoyage.
- Information des règles de sécurité et d’hygiène ainsi qu’à l’utilisation des produits.
- Suivre la qualité des prestations.
- Participer à l’élaboration des fiches et procédures Qualité.

Qualités indispensables pour ce poste : dynamisme, polyvalence, proactivité, adaptabilité.
Permis B obligatoire
Le plus : parler portugais