Responsable de la coordination administrative - Lyon 3e arrondissement

Description

Accueil :

• Accueil physique et téléphonique des bénéficiaires,
• Saisie des appels, courriers dans le logiciel,

Gestion du quotidien

• Traitement de 1er niveau des appels liés aux interventions (retard, modification d’horaires, annulation, problème surune intervention…),
• Mise à jour des plannings intervenants et clients,
• Lien avec la famille et/ou les partenaires extérieurs aux interventions en cas de besoin ou d’urgence,
• Suivi des hospitalisations et des suspensions d’intervention,
• Saisie et suivi administratif des dossiers clients suite aux visites d’évaluation dans l’outil métier,
• Gestion des clôtures de contrat client,
• Numériser documents clients,
• Archivage des dossiers clients,
• Gestion des prêts (jeux, revues, chèques de caution),
• Etablissement et suivi de statistiques pour la Direction et certains organismes externes,
• Optimisation des plannings des bénéficiaires en lien avec la coordinatrice,

Services généraux et comptabilité:

• Gestion du courrier entrant et sortants,
• Scan des factures et traitement des chèques reçus, traitement des virements clients,
• Gestion comptabilité fournisseurs et préparation des règlements,
• Gestion des fournitures (stock et fournisseurs),
• Gestion des relances en cas d’impayés,
• Suivi du locataire et de sa facturationLien avec le Cabinet comptable externe,

Facturation mensuelle :

• Détermination des nouveaux tarifs annuels en collaboration avec la direction,
• Mise à jour des tarifs des bénéficiaires dans le logiciel métierIntégration et mise à jour ré gulières des prises en charge APA et PCH dans le logiciel métier,
• Réalisation de la préparation de la facturation en lien avec la coordinatrice,
• Réalisation de la facturation et envoi des factures,
• Réalisation et envoi des attestations fiscalesSaisies des paiements (virements et chèque) dans le logicie l métierPréparer l’encaissement des chèques pour dépôt en banque,
• Assurer les opérations bancaires concernant la comptabilité de l’entreprise (encaissements, virements),

Astreinte : Réalisation d’une semaine d'astreinte par mois  y compris le week-end (astreinte téléphonique pas de déplacement).